Làm rõ mục tiêu

TTO - Các nhà quản lý như trong trường hợp của Lila cảm thấy mơ hồ về các mục tiêu sẽ phải đạt được. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến sự hiểu lầm, thất vọng và thậm chí phải thực hiện lại công việc – một quá trình vô cùng tốn kém. Một ví dụ khác về mục tiêu chung chung: “Hãy phát triển một website có khả năng cung cấp thông tin sản phẩm nhanh chóng, chính xác, hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng”.

Đó có thể là cách mà một nhà tài trợ mô tả mục tiêu của dự án. Nhưng câu nói này cần phải được hiểu một cách cụ thể. Như thế nào là “nhanh”? Như thế nào là “chính xác”? Liệu một lỗi trên 1.000 giao dịch là có thể chấp nhận, hay một lỗi trên 10.000 giao dịch mới đáp ứng được kỳ vọng của nhà tài trợ? Website này phải hiệu quả về chi phí đến mức độ nào? Tất cả những câu hỏi trên đều phải trả lời chi tiết sau khi trưởng nhóm tham khảo ý kiến của nhà tài trợ.

Một bản tuyên bố nội dung hoạt động được soạn thảo đầy đủ sẽ chỉ ra mục đích của dự án, nhưng không nêu rõ phương pháp thực hiện. Tìm kiếm phương pháp thực hiện là nhiệm vụ của nhà quản lý dự án, trưởng nhóm và các thành viên. Việc nhà tài trợ xác định công việc đồng thời đưa ra cách thức thực hiện chi tiết sẽ ảnh hưởng không hiệu quả đến bất kỳ thành quả có được từ nỗ lực của nhóm. Richard Hackman đã giải thích rõ hơn về điều này trong cuốn sách Leading Teams (Lãnh đạo nhóm) của mình. Ông viết: “Sự chỉ đạo không rõ ràng và quá trừu tượng có thể làm lãng phí thời gian của các thành viên trong nhóm và kéo họ vào mâu thuẫn khi họ đấu tranh để nhất trí về những gì họ cho rằng thật sự cần làm. Mặt khác, sự chỉ đạo quá rõ ràng và chi tiết có thể làm giảm sự tận tâm của các thành viên đối với công việc, đôi khi còn xúi giục những hành vi ngoài ý muốn và thậm chí là đi ngược với đạo đức”. Theo ông, nhà tài trợ phải tìm được điểm cân bằng giữa việc hướng dẫn cho nhóm quá nhiều hoặc quá ít. Như Hackman giải thích trong hình 3-1, các nhóm sẽ triển khai nhiệm vụ tốt nhất khi chi tiết được xác định rõ ràng là mục đích, chứ không phải là biện pháp thực hiện (góc phần tư phía trên, bên phải), và nhóm có thể tự thực hiện và quản lý công việc được định hướng theo mục tiêu. Ông viết tiếp: “Khi mục đích được xác định rõ ràng, còn biện pháp vẫn để ngỏ, các thành viên trong nhóm có thể (và trên thực tế thì họ được khuyến khích) dồn toàn bộ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của họ vào việc lên kế hoạch và tiến hành những hoạt động phù hợp với tình huống và mục đích của nhóm”. Điều này không có nghĩa là việc xác định rõ mục đích và biện pháp (góc phần tư phía dưới, bên phải) nhất định dẫn đến thất bại, song điều này giống một tổ làm việc theo kiểu truyền thống và không được trao quyền, chứ không phải là một nhóm.

Bí quyết thiết lập mục tiêu

Khi xác định các mục tiêu dự án, hãy suy nghĩ một cách THÔNG MINH. Nói cách khác, hãy đảm bảo các mục tiêu phải cụ thể, có thể đánh giá được, định hướng theo hành động, thiết thực và xác định thời hạn thực hiện.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ  - First News và NXB Tổng hợp TPHCM